一、文书立卷的任务

　　文书立卷工作是文书处理工作的最后环节。文书立卷的任务就是将已经办理完毕的具有查考和保存价值的文件材料，按照它们的自然形成规律和相互间的内在联系，按照一定的立卷方法组成案卷，归档保存。

　　二、文书立卷的基本要求

　　凡是学校各项工作和活动中形成的应立卷归档的文件材料必须收集齐全、完整；组成的案卷应能清晰地反映工作和活动的真实历史面貌。

　　三、材料的收集

　　(一)确保文书立卷归档范围

　　凡是能反映学校工作和活动的具有查考、利用和保存价值的文件材料均属归档范围。

　　(二)收集的重点

　　1.学校工作和活动中形成的各种重要的文件材料;

　　2.上级下发的针对学校工作的有关文件材料;

　　四、立卷方法

　　文书立卷是一个分类、组合、编目的过程。

　　(一)根据文书立卷归档范围，制定本年可能形成文件材料的案卷类目，做好平时的收集归档工作。

　　(二)按照文件的基本特征进行分类组卷，一般以问题特征为主,结合运用其他特征(作者、时间、名称、通讯者、发文字号、地区等特征)将文件材料进行分类组卷。组卷应保持文件之间的密切联系。

　　(三)按照保管期限进行组卷。

　　五、立卷的具体步骤

　　(一)卷内文件材料的系统整理，检查调整案卷内文件材料，补充遗缺和清理重复或不需归档的文件材料。

　　(二)拟写案卷标题

　　案卷标题一般由作者、文件内容、名称组成。标题书写工整,内容概括准确。

　　(三)进行卷内文件材料的系统排列

　　1.文件材料的排列要注意保持文件之间的历史联系和时间先后顺序。

　　2.一般应是批复在前，请示在后，正件在前附件在后，定稿在前草稿在后等，其他文件材料则按文件的重要程度或形成时间先后排列。

　　(四)编写页号

　　文件材料排列后，对卷内文件材料进行统一编写页号，页号位置在文件的右上角。凡是载有文字的页面,均要逐张编页号。

　　(五)填写卷内目录

　　卷内目录各项均应进行逐项填写

　　“作者”(责任者)——填写文件的署名单位或个人；

　　“文件内容”(标题)——一般照原标题抄录,没标题的可概括(按文件内容)出一个标题。

　　“文件日期”——填写文件形成时间

　　(六)填写备考表：备考表是附在卷内文件的最后，用以注释说明卷内文件状况(包括缺损、修改、补充、移出和销毁等),立卷人、检查人、立卷时间均应逐一填写清楚。

　　(七)案卷的装订,为了保护卷内文件材料和便于保管使用。装订前应做好以下几项工作∶

　　1.卷内文件的修整:对受损或不规格的文件材料(过宽和超长)进行修补和折叠;

　　2.拆除金属物(包括订书钉、曲别针和大头针等)；

　　3.整理取齐后进行装订,一般用棉线装订,棉线应系紧但要打活结。

　　(八)填写卷案封皮

　　要用钢笔或毛笔填写,字体要工整、美观。

　　(九)案卷排列、编写案卷号

　　案卷排列一般按保管期限进行,永久在前,长期在后,然后编写案卷编号。短期保管的案卷分别编号。

　　(十)填写案卷目录,它是向学校档案室移交案卷的凭证,-式两份。

　　顺序号——即案卷号

　　摘要——案卷标题

　　时间——案卷起止时期

　　页数——案卷总页数

　　六、向档案室移交档案,并索要收档回执